Amenda ANSPDCP pentru folosirea amprentelor: analiză juridică - avocat Ștefan Bălan, Baroul Cluj 26 sept. 2026

Pe scurt: ce a decis ANSPDCP

Pontajul pe bază de amprentă nu are, în principiu, temei legal în raporturile de muncă din România, iar decizia ANSPDCP din septembrie 2026 îmotriva Tip Top Food Industry SRL o confirmă expres. Autoritatea a aplicat o amendă de 26.236 lei (echivalentul a 5.000 euro) și a dispus înlocuirea sistemului biometric. Potrivit informațiilor publicate, societatea prelucra amprentele digitale ale angajaților pentru evidența timpului de lucru și pentru controlul accesului. ANSPDCP a reținut încălcarea art. 5 alin. (1) lit. c) GDPR (minimizarea datelor) și a art. 9 GDPR (categorii speciale de date), constatând că prelucrarea s-a făcut „fără un temei legal aplicabil în condițiile art. 9”. Ca măsură corectivă, operatorul trebuie să implementeze o soluție alternativă care să permită aceleași operațiuni fără prelucrarea datelor biometrice. Autoritatea a subliniat că evidența timpului de lucru și controlul accesului puteau fi realizate prin mijloace mai puțin intruzive. Nu este prima sancțiune pentru aceeași societate: în februarie 2021, ANSPDCP o amendase tot cu 5.000 euro pentru supravegherea video a angajaților, sancțiune pe care firma a contestat-o în instanță. La data acestei analize nu este public dacă decizia din 2026 va fi contestată. Cadrul legal aplicabil Amprenta digitală folosită pentru identificarea unică a unei persoane este dată biometrică și intră în categoriile speciale de date. Prelucrarea ei este interzisă ca regulă și permisă doar în excepțiile limitativ prevăzute de lege. • Art. 4 pct. 14 GDPR definește datele biometrice ca date rezultate dintr-o prelucrare tehnică specifică, care permit sau confirmă identificarea unică a persoanei (inclusiv datele dactiloscopice). • Art. 9 alin. (1) GDPR interzice prelucrarea datelor biometrice în scopul identificării unice. Excepțiile de la alin. (2) sunt de strictă interpretare. • Art. 9 alin. (2) lit. b) GDPR permite prelucrarea în domeniul dreptului muncii doar dacă este autorizată de dreptul Uniunii, de dreptul intern sau de un contract colectiv de muncă, cu garanții adecvate. În România nu există o normă care să autorizeze pontajul biometric. • Art. 3 din Legea nr. 190/2018 condiționează prelucrarea datelor biometrice în scopul deciziilor automatizate sau al profilării de consimțământul explicit ori de dispoziții legale exprese, cu garanții suplimentare. • Art. 5 din Legea nr. 190/2018 impune, pentru monitorizarea angajaților prin mijloace electronice, un interes legitim temeinic justificat, informarea prealabilă, consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților și utilizarea prealabilă a unor forme mai puțin intruzive. • Art. 5 alin. (1) lit. c) GDPR (minimizarea datelor) cere ca datele să fie limitate la ce este necesar scopului. Pentru pontaj, un card, un cod PIN sau o aplicație ating același scop. • Art. 35 GDPR și Decizia ANSPDCP nr. 174/2018 impun, în astfel de situații, o evaluare a impactului asupra protecției datelor (DPIA) înainte de începerea prelucrării. • Art. 83 alin. (5) GDPR prevede, pentru încălcarea principiilor și a art. 9, amenzi de până la 20 de milioane de euro sau 4% din cifra de afaceri anuală mondială, dacă aceasta este mai mare. Analiză: de ce pontajul pe amprentă nu trece testul legalității

  1. Lipsa unui temei legal în dreptul muncii Angajatorii invocă frecvent obligația de a ține evidența timpului de lucru (art. 119 Codul muncii). Obligația există, dar legea nu prevede ca ea să fie îndeplinită biometric. Art. 9 alin. (2) lit. b) GDPR cere ca norma internă să autorizeze chiar prelucrarea datelor speciale, nu doar scopul general. În absența unei asemenea norme sau a unui contract colectiv cu garanții adecvate, acest temei nu poate fi folosit.
  2. Consimțământul angajatului nu salvează prelucrarea Consimțământul explicit (art. 9 alin. (2) lit. a) GDPR) trebuie să fie liber exprimat. Între angajat și angajator există un dezechilibru de putere, motiv pentru care Comitetul European pentru Protecția Datelor (Ghidurile 05/2020) consideră că un astfel de consimțământ este, de regulă, viciat. Consimțământul poate fi valabil doar dacă angajatul are o alternativă reală, fără consecințe negative, iar refuzul nu îl expune la niciun dezavantaj. Un formular semnat la angajare nu îndeplinește aceste condiții.
  3. Necesitate și proporționalitate Chiar cu un temei legal, prelucrarea trebuie să fie necesară și proporțională. Argumentul că amprenta previne „pontajul prin colegi” este rareori suficient: același risc poate fi redus prin carduri nominale, verificări aleatorii sau măsuri disciplinare. ANSPDCP a reținut tocmai că scopul putea fi atins prin mijloace mai puțin intruzive.
  4. Caracterul ireversibil al riscului Spre deosebire de o parolă sau un card, amprenta nu poate fi schimbată dacă este compromisă. De aceea, o breșă de securitate afectează persoana pe viață. Faptul că sistemul stochează doar un șablon (template) și nu imaginea amprentei nu schimbă calificarea: șablonul rămâne dată biometrică.
  5. Obligații procedurale neglijate În practică, sistemele biometrice sunt instalate fără DPIA, fără consultarea reprezentanților salariaților și fără o informare completă conform art. 13 GDPR. Fiecare dintre aceste omisiuni constituie o încălcare distinctă, susceptibilă de sancționare separată. Practica relevantă Decizia ANSPDCP se înscrie într-o linie constantă a autorităților europene: amprenta nu poate fi instrumentul implicit de pontaj. An Autoritate Caz Sancțiune 2026 ANSPDCP (România) Tip Top Food Industry SRL – amprente pentru pontaj și acces 26.236 lei (5.000 euro) + înlocuirea sistemului 2020 Autoriteit Persoonsgegevens (Olanda) Societate nenumită – amprente pentru prezență și pontaj 725.000 euro 2020 UODO (Polonia) Școală – amprentele elevilor pentru accesul la cantină 20.000 PLN În cazul olandez, autoritatea a respins ambele justificări posibile. Consimțământul nu a fost dovedit și, oricum, este greu de obținut valabil de la un angajat dependent de angajator. Excepția de securitate nu se aplică unui pontaj obișnuit, pentru care există alternative. Se observă și diferența de nivel al amenzilor. Suma aplicată în România este modestă comparativ cu plafonul legal, dar măsura corectivă (renunțarea la sistem) are adesea un cost practic mai mare decât amenda. Ce ar trebui să facă angajatorii acum Angajatorii care folosesc amprenta sau recunoașterea facială pentru pontaj ar trebui să trateze sistemul ca pe un risc activ și să acționeze înainte de un control.
  6. Inventariere. Identificați toate sistemele care prelucrează date biometrice (pontaj, acces, dispozitive mobile) și furnizorii acestora.
  7. Reevaluarea temeiului legal. Verificați dacă există o excepție reală din art. 9 alin. (2) GDPR. Pentru pontajul obișnuit, răspunsul va fi, de regulă, negativ.
  8. Trecerea la alternative. Carduri nominale, coduri PIN, aplicații cu geolocalizare limitată sau registre semnate ating același scop cu un risc mult mai mic.
  9. Ștergerea datelor. La renunțarea la sistem, ștergeți șabloanele biometrice de pe terminale, servere și copii de rezervă, inclusiv de la furnizor, și documentați ștergerea.
  10. Situații excepționale. Dacă biometria este justificată pentru zone cu risc ridicat (de exemplu, acces în spații cu materiale periculoase), sunt obligatorii: DPIA, consultarea reprezentanților salariaților, o alternativă non-biometrică pentru cei care refuză, stocarea locală a șablonului (ideal pe cardul angajatului) și informarea completă.
  11. Documentare. Actualizați registrul activităților de prelucrare (art. 30 GDPR), nota de informare și regulamentul intern. Pentru angajați: pot refuza înrolarea biometrică, pot solicita acces la date și ștergerea lor (art. 15 și art. 17 GDPR) și pot depune plângere la ANSPDCP. Pentru operatorii sancționați: procesul-verbal de constatare și sancționare poate fi contestat la instanța de contencios administrativ în termenul prevăzut de Legea nr. 102/2005. Termenul este scurt, așa că analiza juridică trebuie făcută imediat după comunicare. Concluzie Mesajul ANSPDCP este clar: comoditatea tehnologică nu ține loc de temei legal. Pentru pontajul obișnuit, amprenta este, în practică, exclusă, iar consimțământul semnat de angajat nu repară această problemă. Angajatorii care folosesc încă astfel de sisteme au acum un precedent românesc explicit și ar trebui să le înlocuiască înainte de un control. Acest material are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică. Pentru o analiză aplicată situației dumneavoastră, vă recomandăm să contactați un avocat.